Gestión de proyectos, ¿por dónde empiezo?

En este articulo, se dará un acercamiento a para que se tenga una guía por donde comenzar en esta aventura de la gestión de proyectos. Si aún no has leído el articulo donde se define este arte te invito a leerlo haciendo clic aquí,

Partiendo de la definición de gestión de proyecto, y como G. Reiss dice:

La Gerencia de proyecto es como hacer malabares con tres pelotas: tiempo, costo y calidad.

G. Reiss

Y es totalmente cierto. Porque no se debe de olvidar las características de un proyecto:

• Temporal: debe de tener principio y fin definidos.
• Único: No repetitivo.
• Progresivo: Sigue una serie de etapas en la elaboración.
• Recursos limitados estos pueden ser: personas, tiempo, dinero.
• Los resultados deben de tener metas específicas de calidad y desempeño.
• Deben de seguir una planeación.
• Incluye un equipo de personas.
• Tiene objetivos general y específico.

Se puede gestionar cualquier tipo de proyecto, tales como:

• Demanda de mercado.
• Necesidad del negocio (de tipo interno).
• Avance tecnológico.
• Requerimiento legal.
• Sociales.
• Contables

A continuación se muestra un listado de elementos críticos en la gerencia de proyectos, estos elementos pueden ayudar que el proyecto llegue a buenos terminos.

• Rigurosidad: En la ejecución del plan
• Disciplina: En la ejecución y sobre todo el en seguimiento
• Meticulosidad: En el control de calidad de las tareas realizadas
• Capacidad de generar información: Para asegurarte que tomas decisiones adecuadas
• Comunicación oportuna: Para que todo el equipo esté siempre en la misma página, todo el tiempo
• Flexibilidad: Para diseñar e implementar cambios cada vez que sea necesario, a fin de preservar el logro del objetivo con el tiempo, recursos y calidad requeridos..

Existen puntos claves en la gestión de un proyecto tales como :

El diagrama de Gantt: Herramienta que se ha empleado desde hace casi 70 años y es, probable, la más conocida de todas las de la gestión de proyectos, debido a su relativa simplicidad. Consta de un diagrama de dos ejes, en los cuales se detallan las tareas y actividades de cada proyecto, asociándolas a un cronograma que detalla su inicio, duración y cierre. Ahí mismo se deberán incluir las distintas fases del proyecto, organizándolo en el tiempo de modo secuencial, para obtener así una suerte de “guión” o de procedimiento al cual apegarse durante la ejecución del proyecto.

Pert/CPM: Son dos enfoques complementarios, a menudo aplicados de manera conjunta. CPM se conoce como el Camino a la Ruta Crítica, y se trata del diseño de una trayectoria óptima que, de seguirse al pie de la letra, permitiría la ejecución sin tropiezos de las actividades que componen un proyecto. Para hallarla se debe simplificar el proyecto lo más posible y hacer un recuento de prioridades y dependencias, así como la distribución de cargas de trabajo. Sin embargo, este método no contempla la incertidumbre, por lo que suele combinarse con Pert, una herramienta que aplica una función probabilística para calcular el tiempo total de la ejecución del proyecto, en base a las actividades que lo componen. Con sus resultados se compone una red de nodos que permite analizar la ruta crítica y prever su desviación estándar. Usualmente se utilizan programas de computo.

Método de la cadena crítica: Es muy conveniente para proyectos complejos que requieren de una perspectiva simplificadora. Consiste en hallar, entre todas las actividades que componen el proyecto, cuáles son las “críticas”, o sea, las que determinan su duración máxima, para luego reducir el tiempo estimado para cada una mediante la incorporación de “amortiguadores de tiempo” en lugares clave. Dichos amortiguadores diversifican las labores, permitiendo ganar tiempo y efectividad sobre la tarea determinada.

Los beneficios con los que se puede contar al llevar una correcta gerencia de proyecto son los siguientes:

• Disposición eficaz de los recursos y del tiempo. Evitando el derroche, la escasez y otros tropiezos que disminuirían la rentabilidad del proyecto.
• Mayor control sobre el destino de la organización. Ya que se pueden visualizar y organizar (priorizar, jerarquizar, por ejemplo) los proyectos a emprender.
• Mayor garantía de éxito. Dado que los proyectos no planificados están a merced de lo que pueda salir mal, sin consciencia de lo que implican o simplemente se dan de modo desorganizado.
• Mayores márgenes de aprendizaje. Puesto que la gestión de proyectos arroja, finalmente, informes valiosos respecto al proceder de la organización y sus virtudes y desventajas en la ejecución de proyectos.

Etapas para la gestión de un proyecto:

• Identificar y conocer las partes interesadas: Para crear un plan de proyecto infalible, es importante recordar que las partes interesadas no solo son quienes te contratan para que gestiones el proyecto, sino que puede ser cualquiera que se vea afectado por los resultados de tu proyecto, lo que incluye también a tus clientes y usuarios finales. Asegúrate de que identificas a todas las partes interesadas y recuerdas sus intereses cuando vayas a crear tu plan de proyecto. Reúnete con los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas para hablar sobre sus necesidades y expectativas y establecer las bases de referencia para el alcance del proyecto, el presupuesto y el cronograma.
• Viabilidad. En esta etapa inicial se define el proyecto, se establece objetivos y se determina si es factible realizarlo. Para ello, se pondera elementos como: si existen los recursos, si hace sentido dentro del ciclo de vida de la organización, si va a beneficiar el desarrollo y ejecución de la empresa, si beneficia a los clientes, si generará algún beneficio económico, si beneficiará nuestra imagen, si hace sentido dentro del desarrollo del mercado en que estamos participando.
• Planificación. En esta etapa, se prepara el plan, se define las tareas que deben realizarse para completar el objetivo. Pero para asegurar que las tareas se realicen, no solamente se debe definir, el plan también debe prever, para cada una, quien será el responsable de ejecutarla, en qué tiempo, con qué recursos contará y cual es el entregable que confirmará que cada tarea ha sido completada a satisfacción.
• Ejecución. Durante la ejecución, los diversos actores van realizando las tareas asignadas de acuerdo con el plan, implementando todos los procesos previstos.
• Seguimiento y control. Para que el proyecto llegue a feliz término, es indispensable implementar un sistema de seguimiento y control. Regularmente, el líder o gerente del proyecto debe revisar el estatus de los pasos que se han previsto y confirmar que han sido realizados de acuerdo con el plan, en el tiempo previsto, con los recursos requeridos y con el resultado esperado. Si es necesario, es el momento de realizar ajustes. Tal vez se hicieron en menos tiempo o se gastaron menos recursos y entonces es posible destinar ese excedente a tareas futuras. Tal vez se tardó más de lo previsto o se gastó más de lo presupuestado para esa tarea y, si no se quiere que eso afecte el resultado final, se debe prever ajustes en tareas futuras para que absorban de alguna manera dicho desajuste. Este momento es uno de los elementos más críticos para el éxito del proyecto. Implica disciplina y revisión regular, pero evita sorpresas en el camino.
• Cierre. Como todo gestión, un proyecto tiene un inicio y un fin. Es muy importante que cuando el mismo culmine se haga un cierre formal del proyecto. Esto implica notificar el logro del objetivo y dar a conocer el resultado, bien sea producto, servicio o mejora. Igualmente, es momento de evaluar el resultado y el proceso. Es el momento de hacer preguntas como: ¿Lo hicimos a tiempo? ¿Utilizamos los recursos previstos? ¿Obtuvimos la calidad esperada? La idea de la evaluación es poder aprender de este proyecto para aplicar esta experiencia en futuras planificaciones de futuros proyectos para replicar aciertos y corregir errores. Por último esta etapa no puede quedar sin una celebración del logro. En grande o pequeño, es importante marcar la finalización con un reconocimiento, aunque sea algo simbólico y pequeño. Incluso solamente una oración de gratitud al universo. La celebración de los logros tiene un gran poder de estímulo.